Charte de l’Institut Biblique de Nogent concernant le règlement général sur la protection des données (RGPD)
Depuis le 25 mai 2018, le nouveau RGPD s’applique à l’ensemble du territoire européen. L’IBN étant amené à collecter des données qualifiées d’informations à caractère personnel au regard de la loi, la présente charte a pour but de vous informer sur le type de données que nous collectons vous concernant, l’usage que nous en faisons et la nature de vos droits en matière de rectification ou d’opposition à leur collecte ou à leur conservation.
Identité du responsable des traitements des données
Institut Biblique de Nogent-sur-Marne, 39 Grande rue Charles-de-Gaulle, 94130 Nogent-sur-Marne
Tél : 01 45 14 23 70 ;
Mail : infoscom@ibnogent.org
Site : www.ibnogent.org
Délégué et contact RGPD : Marie-José MARE, infoscom@ibnogent.org
Enregistrement et usage des données personnelles collectées
Lorsque vous nous consultez ou que vous vous inscrivez à l’une de nos formations via nos formulaires de contact ou d’inscription, nous recueillons un certain nombre d’informations vous concernant. Ces informations sont uniquement utilisées pour nous permettre d’accomplir notre mission de formation des futurs pasteurs, missionnaires, évangélistes ou cadres des Églises ou Œuvres protestantes évangéliques. Du fait de son activité dans un contexte religieux, l’IBN est notamment amené à recueillir des informations concernant la provenance ecclésiastique de ses étudiants, avec leur consentement.
Les principales données en question sont :
- vos moyens de contact (adresses postales et courriels, numéros de téléphone …);
- votre situation familiale et professionnelle ainsi que votre niveau d’étude;
- votre date et lieu de naissance et votre nationalité;
- vos affectations de dons;
- vos moyens de paiement (coordonnées bancaires, chèques…);
- l’historique de vos dons et de vos demandes.
Celles-ci nous permettent de gérer la relation avec vous, d’assurer le bon suivi académique de chaque étudiant selon sa formation, de faire le suivi de vos dons, de vous sensibiliser à nos besoins logistiques et financiers, et de vous permettre de sensibiliser à votre tour vos réseaux à notre vocation.
L’IBN s’engage à traiter vos données personnelles de manière licite, loyale et transparente, conformément à l’esprit de l’article 5 du règlement européen 2016/679, ainsi que dans le respect des règles de la CNIL[1]. En aucun cas il ne cède ni ne vend à des tiers ou à des partenaires les données personnelles collectées. Il ne collecte pas non plus de données personnelles via les réseaux sociaux[2] (Facebook, Twitter).
Sécurisation de vos données
Vos données sont stockées dans une base de données, sur un serveur sécurisé bénéficiant d’une maintenance régulière et de mises à jour de sécurité périodiques effectuées par notre informaticien. Les seules personnes autorisées à traiter vos données au sein de notre Institut sont des professionnels qualifiés. Cependant, malgré tous nos efforts, nous ne pouvons garantir à 100 % la sécurité de vos données, les environnements informatiques possédant leurs limites et failles potentielles propres.
Durée de conservation de vos données
Vos données sont conservées le temps nécessaire à l’établissement et au maintien du suivi académique de chaque étudiant en formation dans notre établissement, puis pour communiquer régulièrement sur nos activités (ex : envoi de notre revue mensuelle, appel aux dons).
Vos droits d’accès, de rectification et d’opposition
Vous bénéficiez des droits prévus par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, en particulier pour ce qui concerne l’accès à vos données, leur rectification et votre opposition à leur collecte et à leur conservation. Ainsi, vous pouvez à tout moment :
- demander la rectification ou la suppression de vos données en envoyant un courrier électronique à infoscom@ibnogent.org.
- modifier les critères de votre consentement afin de ne plus recevoir:
- de reçu fiscal;
- d’informations par courrier;
- d’informations par courriel;
- de sollicitations de don;
- aucune information ni sollicitation.
Votre demande sera traitée dans les meilleurs délais et ce dans la mesure de nos capacités, sous deux mois maximums. En tous les cas, nous vous informerons de son bon traitement.
Consentement
Le consentement étant au cœur de la relation entre l’IBN, ses étudiants (actuels ou anciens) et ses donateurs, nous mettons tout en œuvre pour répondre au mieux à vos attentes, et selon les directives de l’article 7 du RGPD.
Par défaut, l’IBN conserve toutes les données collectées avant le 25 mai 2018, l’IBN dont les coordonnées des personnes déjà engagées par un acte clair, conscient et sans ambiguïté, tel un don, une adhésion, un abonnement, etc.
Enfin, en demandant à être tenu informé(e) de nos actions après le 25 mai 2018, vous consentez à ce que nous utilisions vos données personnelles pour vous informer de nos diverses propositions de formation, vous sensibiliser aux besoins que nous avons pour assurer notre bon fonctionnement, et vous envoyer notre revue.
Sous-traitance et échange des données
Pour gérer les inscriptions aux cours lorsqu’ils sont donnés par des partenaires ou intervenants extérieur, l’IBN peut être amené à échanger des données personnelles pour informer des participants aux formations et pour faciliter les échanges entre les professeurs et étudiants. Cet échange est limité au strict minimum et les intervenants sont soumis aux mêmes règles de protection des données que le personnel de l’Institut.
Nos e-mails sont gérés depuis Mailjet, service d’envoi d’e-mails qui s’est conformé aux obligations de RGPD. En 2016, nous avons choisi Mailjet car il fournissait déjà un bon niveau de traitement des adresses électroniques, garantissant un fort respect des consentements par opt-in (consentement donné par e-mail). Ainsi, l’ensemble des adresses e-mails que l’IBN utilise sont opt-in.
Nos envois papiers sont traités par l’Institut biblique ou par des routeurs habilités à recevoir des adresses postales et respectant les exigences de confidentialité imposées dans le cadre du traitement postal en France. Par contrat, ils s’engagent à ne pas conserver ces adresses après l’exécution de la prestation.
Procédure d’alerte
Nous avons l’obligation de vous informer de certains types de violations de données personnelles. En cas de compromission de vos données personnelles incombant à l’IBN, nous vous contacterons dans les meilleurs délais pour vous informer des mesures que nous avons prises.
Si cette compromission est de votre fait, vous devez de même nous avertir rapidement pour que nous puissions agir en conséquence.
Modification de la charte
Cette présente charte pourra faire l’objet de modifications et de mises à jour ultérieures.
Version originale du 22 novembre 2018, modifiée le 13 avril 2021
[1] CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
[1] Les données collectées par ces tiers étant sous leur propre responsabilité, vous devrez vous rapprocher de leurs délégués à la protection des données (DPO) respectifs en cas de litige.